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Rédiger une signature d’email

Chaque fois que vous envoyez un courrier électronique, vous pouvez en signant transmettre une information ou une idée.
Une signature d’email n’est pas compliquée à mettre en place. La plupart des logiciels de messagerie offrent d’ailleurs la possibilité d’en rajouter une automatiquement.

Dans un courrier électronique, la signature correspond au texte placé à la fin de chaque message. Suivant les situations, la signature peut mentionner :

• Poste occupé
• Nom de la société
• Services proposés
• Adresse électronique
• Photo
• Numéros de téléphone
• Adresse physique
• Identifiants de messageries instantanées (MSN, Skype, …)
• Liens vers des profils numériques (Viadeo, LinkedIn, Ziki, …)
• Lien vers le site de la société
• Logo
  

Mais en plus de ces indications élémentaires, la signature email gagne en valeur ajoutée, quand elle sert à promouvoir vos activités. S’il est proscrit de faire de la publicité directe dans un message ou une newsletter, insérer du texte dans une signature email ne l’est pas.
Captez l’attention par une phrase qui décrit vos services ou vos offres spéciales. Amenez votre interlocuteur à vous répondre et dirigez-le vers votre site (soit vers la page d’accueil, soit vers une page de redirection (landing page), où il pourra s’enregistrer pour recevoir offres promotionnelles, newsletter, etc.). Un bon moyen pour dynamiser son activité et son fichier client! La signature devient alors un véritable outil marketing, adaptable selon le destinataire.

Une signature email efficace suit les règles de base de la publicité, en s’adaptant aux critères du web:

1. Associez votre nom / celui de votre activité à une courte phrase-slogan.
2. Evoquez plutôt qu’expliquez: la longueur des signatures emails est souvent limitée (4 à 6 lignes); dans un souci de lisibilité, veillez à ne pas utiliser plus de 60 caractères.
3. Captez l’attention en utilisant une police de caractère spécialement dédiée à la signature ou en isolant la signature du message lui-même, grâce à un cadre par exemple.
4. Proposez des avantages (gratuits), et non des produits (payants). Offrez des conseils, des entrées gratuites ou des échantillons: le client potentiel ne doit pas se sentir agressé par de la publicité indésirable; il doit profiter du fait de vous répondre ou de visiter votre site.
5. Facilitez le contact: préférez les mails texte aux mails HTML (pas toujours visibles pour certains utilisateurs) et veillez à ce que votre adresse électronique soit cliquable et bien en évidence.
6. Adaptez votre signature au destinataire : vous pourrez ainsi cibler et proposer des informations adéquates en fonction du compte de messagerie, du langage (français, anglais, …) ou tout simplement du contexte (prospection, demande d’information, …) du message.