Article posté par Isabelle Canivet le Jeudi 14 juillet 2011

Rédiger une signature d’email

Chaque fois que vous envoyez un courrier électronique, vous pouvez en signant transmettre une information ou une idée.

Dans un courrier électronique, la signature correspond au texte placé à la fin de chaque message.

Quelles infos dans une signature email ?

Suivant les situations, la signature peut mentionner les points suivants :

Poste occupé
Nom de la société
Services proposés
Adresse électronique
Photo
Numéros de téléphone
Adresse physique
Identifiants de messageries instantanées (MSN, Skype, …)
Liens vers des profils numériques (Viadeo, LinkedIn, Ziki, …)
Lien vers le site de la société
Logo

Promouvoir un service, un produit, offrir un avantage

Mais en plus de ces indications élémentaires, la signature email gagne en valeur ajoutée, quand elle sert à promouvoir vos activités. S’il est proscrit de faire de la publicité directe dans un message ou une newsletter, insérer du texte dans une signature email ne l’est pas.

Captez l’attention par une phrase qui décrit vos services ou vos offres spéciales. Amenez votre interlocuteur à vous répondre et dirigez-le vers votre site (soit vers la page d’accueil, soit vers une landing page, où il pourra s’enregistrer pour recevoir offres promotionnelles, newsletter, etc.). Un bon moyen pour dynamiser son activité et son fichier client ! La signature devient alors un véritable outil marketing, adaptable selon le destinataire.

Comment rédiger une signature mail ?

Une signature email efficace suit les règles de base de la publicité, en s’adaptant aux critères du web :

Associez votre nom ou celui de votre activité à une courte phrase-slogan.
Evoquez plutôt qu’expliquez : la longueur des signatures emails est souvent limitée (4 à 6 lignes) ; dans un souci de lisibilité, veillez à ne pas utiliser plus de 60 caractères.
Captez l’attention en utilisant une police de caractère spécialement dédiée à la signature ou en isolant la signature du message lui-même, grâce à un cadre par exemple.
Proposez des avantages (gratuits), et non des produits (payants). Offrez des conseils, des entrées gratuites ou des échantillons : le client potentiel ne doit pas se sentir agressé par de la publicité indésirable ; il doit profiter du fait de vous répondre ou de visiter votre site.
Facilitez le contact : préférez les mails texte aux mails HTML (pas toujours visibles pour certains utilisateurs) et veillez à ce que votre adresse électronique soit cliquable et bien en évidence.
Adaptez votre signature au destinataire : vous pourrez ainsi cibler et proposer des informations adéquates en fonction du compte de messagerie, du langage (français, anglais, …) ou tout simplement du contexte (prospection, demande d’information, …) du message.

Exemple de signature d’email :

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Pour des conseils pratiques sur la rédaction Web et le référencement, contactez :
Isabelle Canivet
Action-redaction.com

Comment insérer la signature dans son email ?

Ce n’est pas compliqué à mettre en place. La plupart des logiciels de messagerie offrent d’ailleurs la possibilité d’en rajouter une automatiquement, mais voici un outil pour créer une signature email avec logo :

About.com : Email

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"Conseil, astuces et bonnes pratiques en matière de rédaction web et de référencement naturel"

« Bien rédiger pour le Web. Stratégie de contenu pour améliorer son référencement naturel », Eyrolles, 2e édition, 2011, 535 pages.
Auteure : Isabelle Canivet, préface et contribution d’Olivier Andrieu et de Sébastien Billard.

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